Paperless Triage
Vielleicht gehe ich einfach falsch mit meinem Paperless um oder bin nicht der Typ dafür, aber ich finde es massivst hässlich. Der Detail-View ist so überladen und die Tatsache, dass er immer direkt das PDF lädt, statt nur eine schnelle Vorschau, ist einfach extrem nervig.
So lud ich über die Wochen knapp 500 Dokumente hoch, war aber immer viel zu faul, sie mit korrekten Korrespondenten, Tags und Daten zu versorgen.
Da ich letztens mal etwas gesucht, aber nicht gefunden habe, dachte ich mir, ich muss das mal angehen. Ich fand spontan kein besseres Interface, also ließ ich schnell eines bauen.
Hier sehe ich jetzt links das .png-Preview, in der Mitte den OCR-Text und rechts kann ich die wichtigen Daten editieren. Alles ist auch mit Keyboard-Shortcuts versehen, damit man möglichst wenig klicken muss. Claude kam sogar auf so witzige Ideen wie “Markiere etwas im OCR-Text und drücke T, damit es zum Titel wird”, smart. Wäre mir sicher erst beim dritten oder vierten Versuch eingefallen.
So geht das Durcharbeiten jetzt sehr schnell. Sogar so schnell, dass mir mittendrin auffiel, dass ich mein geplantes Sortierungssystem vielleicht noch einmal ändern muss. Alles ist im Fluss!
Beim Durcharbeiten fiel mir auf, dass es relativ viele Duplikate gibt. Ich baute also noch ein, dass er mir das anzeigt, denn Paperless hat dafür schon Funktionen. Zum einen sehe ich nun sofort, wenn es noch eine PDF gibt, die genau die gleichen Bytes hat, und zum anderen gibt es auch immer noch eine Liste von Dokumenten, bei denen der OCR-Text irgendwie fuzzy übereinstimmt. Das deutet eher darauf hin, dass ich eine Sache zweimal gescannt und hochgeladen habe.
Die dritte Sache, die ich wollte, waren Collections wie bei Lightroom. Ich lege ne Collection an, z. B. "Wasserschaden 2022", aktiviere sie als Target Collection und kann dann meine Dokumente durchgehen und dabei einfach wie wild auf B hämmern, um sie hinzuzufügen.
Intern nutzt er für die Collections Custom Fields von Paperless. Keine Ahnung, ob das Sinn ergibt, aber so musste ich immerhin nichts in der Datenbank anpassen. Es hätte sich natürlich eventuell auch angeboten, Tags dafür zu benutzen, aber ich will mir meinen Tagspace nicht mit so “Collection: Wasserschaden 2022”-Tags vollspammen. Ergibt wahrscheinlich keinen Sinn, aber fühlt sich halt nicht richtig an!
Jedenfalls bin ich jetzt bei Dokument 360/500 und bald durch. Zeit, die restlichen 200-300 Dokumente hochzuladen.