In den letzten Jahren benutzte ich viele Apps um alles was mit Todos und Notizen irgendwie zu tun hat zu sortieren. Eine meiner Lieblingsapps war Things. Es war und ist eine wunderschöne App!

Ich legte dort alles mögliche an, diverse wiederholende Sachen, den ganzen Hausputz als wiederkehrende Projekte und vor allem alles mögliche, was mir einfiel, was ich irgendwann mal machen wollte, als abhakbare Todo. Nach einer Zeit merkte ich, auch mit Hilfe diverser Artikel und Freunde, dass das ein Fehler war. Der wichtigste Satz ist für mich seit dem: Nicht alles braucht eine Checkbox.

Im Folgenden möchte ich mal die vier Grundpfeiler meiner aktuellen Selbstorganisation vorstellen.

Aufgaben

Meine Todos packe ich aktuell in Reminders. Eigentlich trauere ich hier weiter Things hinterher, aber die Apple-App ist einfach besser ins System integriert und funktioniert ohne das kleinste Problem. Mein einziger Kritikpunkt sind die runden Checkboxen, das wissen wir ja schon. Insgesamt wäre es auch netter, könnte man die Listen besser gruppieren, aber wenn man mal ehrlich ist, hat man vieleicht ein Problem mit seinem Todo-System, wenn man so viele Listen hat, dass man sie groß gruppieren und ordnen muss.

Wichtig hierbei: Es kommen nur Sachen in Reminders, die ich auch wirklich, wirklich, ganz bestimmt tun werde oder tun muss. Nichts mit “Mal die Gran Canaria Fotogalerie von 2017 fertig machen” oder “Gucken wie ich die About me-Seite auf dem Blog schöner machen kann”. Diese Art von “Todos” hatte ich jahrelang in meinem Things und es hat mich jede mal fertig gemacht, das alles zu sehen, wenn ich die App geöffnet habe. Klar, möchte ich die Dinge irgendwann vielleicht mal machen, aber es sind keine wichtigen Aufgaben.

In Reminders habe ich also Dinge wie “Steuerbelege an den Berater schicken” oder “Glühbirnen im Flur tauschen”.

Abgesehen von diesen Aufgaben gibt es noch die Einkaufsliste und eine Liste mit diversen sich wiederholenden Aufgaben, die meistens den Haushalt betreffen. Also sowas wie “Bad putzen”, “Geschirrspüler mit Reiniger durchspülen”, was eine Mischung aus Erinnerung und Belohnungssystem darstellt. Das Bad putzt sich ja quasi wie alleine, wenn man dafür danach eine Checkbox drücken kann, auch wenn das bei einer, die rund ist, nur halb soviel Spaß macht.

Aktuell nutze ich drei Listen, in denen die Aufgaben sortiert sind: “Inbox”, “Diese Woche” und “Nächste Wochen”.

In der Inbox landen, wie man ahnen könnte, alle Todos, die mir im Laufe des Tages einfallen und die ich per Remind Me Faster oder über meinen Alfred-Workflow erstelle. Abends, oder zwischendurch, setze ich mich öfter mal hin und sortiere das weg. Teilweise sind es auch Sachen, die keine Todos sind und die wieder gelöscht, beziehungsweise in die Notizen überführt werden. Ich nutze das einfach als Ablage für Sachen, die ich mir mal schnell merken will.

Die anderen beiden Listen enthalten Aufgaben, die entweder in dieser Woche fällig sind, oder halt irgendwann später. Theoretisch könnte das auch alles in die gleiche Liste, wenn man ehrlich ist. Vielleicht werde ich das mal ausprobieren. Das ist ja ein lebendes System. Am Sonntag Abend setze ich mich immer einmal hin und schaue, welche Sachen ich jetzt in die aktuelle Woche überführen muss und was vielleicht schon absehbare feste Deadlines hat.

Im Alltag benutze ich eigentlich immer die “Today”-Ansicht, in der mir nun alles angezeigt wird, was ich heute machen muss. Einerseits die sich wiederholenden Haushaltssachen und andererseits alles, was ich manuell für den aktuellen Tag geplant habe. Abends, wenn ich die Inbox aufräume, schaue ich meistens nochmal in die “Diese Woche”-Liste und terminiere für den nächsten Tag, was noch zu terminieren ist.

Notizen

Für alles andere nutze ich aktuell, wie seit Jahren, Bear. Dort habe ich ein paar fest-gepinnte Dokumente, in die ich fortwährend Dinge einfüge, zum Beispiel:

• “Entertainment Queue” mit allen möglichen Serien-, Film- und Buchempfehlungen, die ich mir mal anschauen könnte
• “Freizeit-Optionen” mit einer riesigen Liste von Dingen, die mir mal eingefallen sind. Hier werfe ich so Dinge rein wie “Blog auf TailwindCSS umstellen” oder “Home Assistant Dashboard bauen”. Kram der eigentlich egal ist, aber potentiell Spaß macht. Alles in einer Bulletpoint-Liste ohne Checkboxen, damit es mir keinen Druck macht, wenn ich diese Liste anschaue. So ist es einfach nur eine happy Liste von Sachen, die mir potentiell Spaß machen.

Abgesehen davon gibt es immer noch ein oder zwei gepinnte Dokumente für aktuell Freelance-Projekte. Da gibt es ja oft nochmal andere Bugtracker und diverse Aufgaben-Management-Systeme. Ich bin gut damit gefahren meine eigene Todo-Listen und Notizen in einem hybriden Bear-Dokument zu managen. Das ist auch der einzige Punkt, an dem ich in Bear das Todo-Feature benutze.

Neben den angepinnten Sachen gibt es auch diverse temporäre Notizen, die ich erstelle, wenn ich sie brauche. Drafts für Blogposts, Listen von Dingen die mir einfallen.

Auch hier habe ich einen regelmäßigen Aufräum-Reminder. Dabei gehe ich einmal die Liste mit den Sachen, die man mal machen könnte durch und lösche großzügig und sortiere andere Notizen aus, die schon Staub angesetzt haben. Mein grobes ziel ist immer höchstens 5-6 offene Notizen zu haben, damit es quasi in einen Screen passt, ohne scrollen zu müssen.

Dokumentation

Keine Ahnung, wie ich diese Kategorie nenne. Mein digitales Gedächtnis. Eine lange Zeit speicherte ich Kram, den ich mir merken wollte auch in Bear. Sowas wie Codesnippets, Kram zu meinem Homelab, Dinge, die ich mir merken will. Zwischendurch wechselte ich mit diesen Sachen zwischen diversen anderen Programmen. Einmal zu Notion, zu Obsidian, zu Craft, wieder zu Notion. Alles machte mich etwas unzufrieden. Notion ist einfach super langsam und fühlt sich nicht gut an. Craft ist zwar Notion in nativ aber hat genauso wie Obsidian, was eine Electron-App ist, einfach nicht das richtige Feeling für mich. Alle diese Applikationen sind einfach zu viel.

Eigentlich würde ich diese Sachen gerne alle wieder in Bear haben, aber es verträgt sich einfach nicht mit der restlichen temporären Natur der Sachen in Bear. Natürlich könnte ich da irgendwie mit Tags arbeiten, oder so, aber das hat alles nicht den richtigen Vibe.

Letztens fing ich also an, alles wichtige aus Notion einfach in .txt-Dateien. zu speichern. Alle Datenbanken habe ich in Google Sheets-Dokumente überführt. Bye, bye Notion.

Letztendlich installierte ich jetzt mal wieder iA Writer um ein halbwegs schönes Interface zum Editieren meiner .txt-Dateien zu haben. Da bin ich nun gelandet. Ich benutze zwei Texteditor-Apps gleichzeitig! Aktuell fühlt es sich aber okay an. Ich habe zwei Apps für zwei getrennte Bereiche und alle Daten liegen irgendwo in der iCloud und werden gebackupt und ich muss mir nicht überlegen, wie ich den Kram aus Notion jetzt eigentlich regelmäßig automatisch sichern kann. Abgesehen davon ist alles sehr schnell.

Last, but not least: Tabellen

Eine sehr wichtige Sache in meinem Leben sind leider Tabellenkalkulationen. Ich habe mich in letzter Zeit oft genug dazu geäußert, dass Google Sheets die einzig vernünftige Software dafür ist, daher werde ich es nicht nochmal machen. Alles was ich gerne dokumentieren will, was aber besser in einer Tabelle funktioniert ist also (leider) im Google Drive.

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So, das war es. Ich bin schon ganz gespannt, wie lang das jetzt so funktioniert und wie es für mich 2025 aussiehen wird.